Como estruturar um departamento financeiro de forma prática.

O departamento financeiro é um dos setores mais importantes de uma empresa. Isso significa que cuidar da saúde financeira de um determinado empreendimento é essencial para que a organização tenha sucesso, principalmente se ela quer crescer e alcançar maiores lucros.

Ao estruturar o departamento financeiro de uma empresa, é possível levantar custos, desperdícios, o nível exato de endividamento e os investimentos que não estão se mostrando um bom negócio.

Vale lembrar que a estrutura do departamento financeiro não é uma ciência exata, pois ele depende do tamanho da empresa, quantidade da demanda e até mesmo seu modelo de negócio. 

Neste post, você vai conferir o que é preciso para fazer a estruturação do departamento financeiro de uma empresa, os pontos mais básicos, porém os mais importantes e tudo o que envolve o ecossistema de Contabilidade Estratégica Aplicada a Gestão! Vamos lá?

O que é um departamento financeiro?

O departamento financeiro é o setor responsável pela administração dos recursos da organização de uma empresa. Entre as suas tarefas, pode-se destacar que a principal é assegurar o capital necessário para que a empresa cresça e evolua.

Um negócio só consegue sobreviver se departamento financeiro estiver saudável, ou seja, se apresentar resultados que possibilitem que uma companhia conquiste os resultados esperados.

Como funciona o setor financeiro de uma empresa?

Infográfico com 5 passos de como funciona o setor financeiro

Nas grandes organizações um departamento financeiro é comandado por um CFO (Chief Financial Officer). Porem, suas atividades são similares a de um bom gerente/coordenador do setor financeiro em uma pequena/média empresa.

Entre as atividades desempenhadas no setor financeiro, estão:

Controle bancário

É o controle das mais diversas movimentações bancárias, de forma que se verifiquem todo o capital disponível para a empresa. 

Planejamento financeiro

Trata-se de um processo para criar estratégias e desenvolver ações para resolver um problema ou atingir um objetivo.

Contas a receber

Tem a missão de controlar os créditos a receber, que se originam das vendas realizadas a prazo.

Contas a pagar

Executa o objetivo de controlar os recursos que a empresa deve a funcionários, fornecedores, por exemplo, e contempla questões como os impostos.

Tesouraria

Seu objetivo é manter as contas organizadas (entradas e saídas) garantindo funcionamento constante do negócio e evitando prejuízos a curto e longo prazo.

Auditoria

Avalia e revisa as viabilidades do negócio como um todo, com o objetivo de garantir a fidelidade dos registros e possibilitar a credibilidade que os relatórios financeiros e administrativos requerem.

Faturamento

Setor que cuida de todas as vendas que a organização efetivou em um determinado período.

Contabilidade

Documenta e analisa todos os passivos e ativos patrimoniais de uma empresa.

Como estruturar um departamento financeiro de forma prática.

Se sua empresa ainda não começou a estruturar um departamento financeiro, este processo exigirá alguns passos básicos.

Antes de começar a pensar no departamento financeiro em si, é importante se aprofundar a respeito da empresa e entender quais são as necessidades estratégicas atuais.

Em seguida, é importante pensar a estrutura ideal que, de forma geral, é aquela que atende às reais necessidades da empresa.

Basicamente, o que é preciso para ter a estruturação do departamento financeiro e uma boa gestão financeira se resume à uma pirâmide com 5 partes (de baixo para cima): 1) Dados; 2) Informações; 3) Demonstrações; 4) KPIs e 5) RH. Vamos lá?

(Pirâmide dos com 4 das 5 partes)

1- Dados

Os dados ficam na base da pirâmide e são dados simples e sem lapidação. São, por exemplo, notas fiscais, comprovantes, transações e movimentações financeiras. 

Obter dados não é difícil, sempre há algum em uma empresa! Por isso, o primeiro passo é identificar os dados e suas respectivas origens em uma empresa, como exemplo: vendas e compras.

2- Informações

Depois de obter dados, é a hora de colocá-los em um contexto e lapidá-los. Isto é, transformar os dados de forma estruturada em informações. Por exemplo: transformar simples dados de vendas em um relatório de vendas de um período específico ou transformar compras em uma análise de custos.

É importante controlar de forma gerencial das suas informações com uma política de registro de fato gerador, ou seja, tenha controle gerencial e use classificações, que podem ser: de onde vem os dados, quando e porque. Exemplos: custo de produção, gastos com pessoal, despesas de manutenção e etc.

Então, lembre-se de fazer uma análise interna das informações da empresa para conhecer melhor o negócio e fazê-lo crescer!

3- Demonstrações

No meio da pirâmide estão as demonstrações e visões gerenciais. Essas são as informações consolidadas, ou seja, a soma de relatórios. 

As Demonstrações dos Resultados do Exercício são as informações mais relevantes para a gestão e estruturação de um departamento financeiro, pois é com elas que sabe a posição patrimonial, financeira e do desempenho da empresa.

Nelas são confrontadas, por exemplo, as contas de receitas, despesas, investimentos, custos e provisões apurados, evidenciando a formação do resultado líquido da empresa na ocasião, entendeu?

5- KPIs

Acima das demonstrações estão as KPIs. KPI é um Indicador-chave de desempenho, são ferramentas de gestão para se realizar a medição e o consequente nível de desempenho e sucesso de uma organização, indicando quão bem os processos dessa empresa estão, permitindo que seus objetivos sejam alcançados.

Resumindo, KPIs são os números ou dados soltos de uma empresa que, quando colocados em um contexto específico do negócio, dizem muito!

6- Rh

Agora, no pico da nossa pirâmide, está o Rh! O Rh é o último nível de uma gestão financeira. A gestão de recursos humanos, conhecida pela sigla RH, é uma associação de habilidades e métodos definidas com objetivo de administrar e potencializar o capital humano. É com ele que você poderá saber quem são as pessoas necessárias para que a sua empresa alcance os objetivos traçados no planejamento estratégico, por exemplo.

“grandes coisas em termos de negócios nunca são feitas por uma pessoa. São feitas por uma equipe de pessoas” – Steve Jobs

Conforme a evolução de uma empresa vai ocorrendo é possível adicionar outras análises mais complexas sem modificar a estrutura da pirâmide. Como Planejamento Tributário, CMV (custo de mercadoria vendida), PPCP (planejamento, programação e controle da produção), dentre outras.

Resumindo, a estruturação segue de uma empresa como um todo ou apenas do departamento financeiro se estabelece assim:

  1. Rh
  2. KPIs
  3. Demonstrações
  4. Informações
  5. Dados simples 

Dicas para estruturar um departamento financeiro.

Investir em automação e ferramentas de gestão financeira.

Entre as principais vantagens, temos: aumento da produtividade; resultados em tempo real, facilidade e agilidade na comunicação entre as área.

Separe as contas pessoais e de sócios das profissionais. 

As finanças de seu negócio nunca podem ser misturadas com as contas pessoais, nem de sócios, correto? Um erro básico, e ainda assim muito comum nas pequenas empresas, é confundir as finanças pessoais com as do negócio.

Uma ótima dica de fazer isso da melhor forma é definindo o salário do sócio ou uma regra de divisão de lucros entre sócios.

Sempre tenha disciplina, conciliação bancária e busque por melhorias.

Sempre tenha disciplina, para estruturar um departamento financeiro de forma prática é essencial sempre registrar tudo, como entradas e saídas, por exemplo.

Ter conciliação bancária também é muito importante. Se você manter a disciplina e a conciliação bancária permanentemente, a chance de tudo dar certo é maior!

Além disso, também busque por melhorias, como redução de custos, inovações (ferramentas de gestão financeira, por exemplo) e produtividade!

Tópicos básicos de como fazer uma boa gestão financeira e gerenciar um departamento financeiro.

Tópicos de como fazer uma boa gestão financeira

Por fim, gostaria de citar os 4 tópicos básicos de como fazer uma boa gestão financeira e gerenciar seu financeiro, vamos lá!

O que?

Tópico 1: o que comprei, prestei serviço ou vendi

Quem?

Tópico 2: quem devo pagar ou de quem devo receber

Por que? Onde?

Tópico 3: fato gerador de classificação, como exemplo, despesa de manutenção, Serviço de Contabilidade, Salário ADM, etc

Quando?

Tópico 4: data de competência (que data ou período que utilizei desta compra, ou realizei esta venda), data de emissão do documento, data de vencimento da obrigação e data de efetivação do pagamento.

Agora é hora de estruturar seu setor financeiro!

Como você pode ter notado, o departamento financeiro apresenta uma importância vital para o desenvolvimento dos negócios e, agora que você já sabe como estruturar o departamento financeiro de uma empresa, é só começar!

Neste post você pôde entender basicamente o que é preciso para fazer a estruturação do departamento financeiro de uma empresa de forma prática e tudo o que envolve o ecossistema de Contabilidade Estratégica Aplicada a Gestão!

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Quer ver na prática como Estruturar uma boa gestão financeira? Veja o vídeo no nosso canal.

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