O que é 5W2H? Entenda e descubra como aplicar

Se você ainda não sabe o que é 5W2H, saiba que é uma ferramenta bem simples entender. Ela tem o poder de mudar a forma como a gestão controla os processos, além de dar mais direcionamento para a equipe e garantir o bom andamento dos projetos.

Os 5 w são de “what”, “why”, “who” “when” e “where”, enquanto os 2 h são das palavrinhas “how” e “how much”. Mas como isso se relaciona com controle das atividades?

Neste texto, você vai entender o que elas significam por meio de um passo a passo muito simples. Continue conosco!

O que precisa ser feito?

O “what” da ferramenta é contemplado nesse momento. É certo que uma série de procedimentos e atividades são realizadas constantemente, mas a ideia é destacar essas unidades e determinar com especificidade a tarefa.

Lembre-se de que é importante saber instantaneamente qual é a demanda ao consultar a ferramenta: seja claro e direto. Entender o que é 5W2H também é sobre melhorar sua performance aplicando o conceito.

Por que deve ser feito?

Defina qual é o objetivo da ação, seja ela qual for. Essa parte é importante porque conscientiza a equipe da relevância daquela tarefa dentro de um contexto maior e faz com que a pessoa tenha um propósito ao executá-la.

Principalmente em projetos que transitam de área, esse aspecto é fundamental, pois um sabe o quanto o resultado impacta na atividade do outro. Portanto, responda sempre a essa pergunta: por que (why) essa tarefa deve ser realizada?

Quem é responsável por fazer?

Até aqui já sabemos qual é a tarefa e o motivo pelo qual a execução dela é necessária. O momento é de estabelecer quem (who) deve fazer. Imagine: o colaborador Fulano deve enviar a nota fiscal X ao departamento Y, porque o pessoal do estoque precisa desse documento para liberar a entrega.

Numa dinâmica muito simples de “o que?”, “por que?” e “quem?”, você delega as tarefas de maneira que não abre espaço para interpretações aleatórios que levam a erros, perda de tempo e recursos, além de retrabalhos.

Qual é o prazo?

Nesse tópico, é importante definir quando (when). Uma meta é estabelecida quando há uma tarefa e um prazo. Por isso, a equipe deve acostumar a organizar as demandas em função do tempo, para entregar um desempenho produtivo.

Um dos pontos de atenção de estabelecer o prazo é: sempre conferir o andamento da atividade com certa antecedência. Sabendo quem é o responsável, o que precisa ser feito e o motivo, dá para se reorganizar em caso de imprevistos e atrasos.

Desse modo, a melhor dica de liderança é o equilíbrio. Não cobre excessivamente, dê abertura e autonomia, mas se mantenha sempre atento sobre possíveis ameaças, prevenindo e solucionando problemas em tempo hábil para evitar prejuízos.

Onde se espera a execução?

O “where” é um dos aspectos mais flexíveis da ferramenta. Para quem usa organizadores e sistemas, é interessante notificar por qual meio a tarefa precisa ser executada.

Se sempre depois de atender, um vendedor precisa lançar a nota no sistema, por exemplo, o “onde” pode ser acionado para dar mais precisão e direcionamento para a tarefa.

Como o resultado é alcançado?

Começando com as letras h, temos agora o “how”. O significa nesse contexto traz o sentido de “de que forma?”, dando abertura para um descritivo. Em outras palavras, se há uma informação específica, essa é a hora de registrá-la.

Há um procedimento padrão ou maneira específica para executar a tarefa em questão? Deixe claro.

Quais são os custos do processo?

“How much” (quanto custa?) é uma pergunta muito famosa, afinal, a gestão de custos costuma ser o centro das atenções de muitos projetos. Se há um budget, é imprescindível anunciá-lo.

Além disso, outros detalhes que sejam referentes a transações financeiras ligadas à tarefa — definida lá no primeiro item —, precisam ser diagramadas nessa seção. Para operações novas, mapear usando essa ferramenta também é uma boa ideia.

Entendeu o que é 5W2H e como aplicar?

No caso de ciclo que se repete muitas vezes, entender o que é o 5W2H não basta, pois é necessário encontrar uma forma de distribuir os pilares até que o processo seja mecânico.  Assim, a equipe vai seguir os passos até que se torne um fluxo natural.

Simples, não é? Que tal tentar aplicar? Faça hoje mesmo uma tabela e tente mapear e acompanhar os processos juntamente com a sua equipe. Para ficar por dentro de conteúdos valiosos como este, siga a Resultado em Foco no Instagram e acompanhe as novidades!

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