Fluxo de caixa: como obter o controle das finanças

Segundo levantamentos realizados pelo SEBRAE, a cada 4 empresas abertas, 1 fecha antes de completar 2 anos de funcionamento. Essa estatística reflete uma das maiores dificuldades na gestão de micro e pequenas empresas: o controle do fluxo de caixa.

O controle de toda a movimentação de capital, independentemente se o dinheiro está armazenado em contas bancárias ou em caixa físico, é essencial para o desenvolvimento de qualquer empreendimento.

Como manter tudo em ordem sem deixar nada passar? Veja a seguir as dicas que preparamos para você!

O que é controle do fluxo de caixa?

O controle do fluxo de caixa nada mais é do que a organização e análise de todos os dados que datam transações financeiras. Todos as transações financeiras geram dados, ou seja, documentos que comprovam essas transações. Na hora de organizá-los, é preciso ter domínio sobre as datas em que o direito de recebimento foi registrado.

Imagine que a empresa efetuou uma venda ou prestou um serviço, por exemplo, no dia 5. No entanto, recebe o pagamento em forma de crédito para outra data qualquer.

Aquela venda ou prestação de serviço gerou uma receita, ou seja, um direito de recebimento, mas nenhum dinheiro entrou na conta. No caso desse registro, o lançamento deve ser realizado com a data do dia 5.

A explicação é simples. Mesmo que na prática a empresa não tenha recebido esse dinheiro, a receita foi gerada nesta data. A mesma coisa acontece com uma despesa. Essa data é conhecida como data de competência.

Qual é a importância de controlar os registros financeiros?

Todas as movimentações financeiras devem ser registradas, pois o empresário tem visão da real rentabilidade do negócio
com base nessas informações. A contabilidade estratégica é fundamental para obter bases competitivas desses dados.

É preciso que se tenha controle de tudo que se movimenta em uma empresa a partir da data de competência, seja despesa ou receita, indiferentemente se as operações foram realizadas a vista ou a prazo.

A diferença crucial no sucesso da sua gestão financeira está nesse momento. A gestão deve saber os valores exatos da movimentação periódica, não apenas quanto saiu e entrou no caixa físico ou conta bancária.

Pode ser que entre hoje na conta um dinheiro referente a um serviço prestado ou venda que foi efetuado no dia 5 do mês passado.

Esse dinheiro, sendo assim, não foi gerado no mês vigente, mas pertence às operações referentes ao mês anterior, não representando com fidelidade a movimentação do mês atual.

Movimentação de competência e datas de caixa

Está definida a movimentação de competência com base nos registros das datas referentes ao fato gerador.

Agora é preciso acompanhar também as datas em que o dinheiro —  referente a essas despesas ou receitas já lançadas em seus registros – entra ou sai do montante. Essa chama-se data de caixa.

A data de competência é quando a venda foi efetuada ou o serviço foi prestado, gerando o direito de recebimento por aquela venda ou serviço. Enquanto isso, a data de caixa é quando o dinheiro referente a essa venda ou serviço entra na conta.

No caso de despesa isso também se aplica. É preciso obter o registro de quando a empresa assumiu o compromisso de pagar por uma aquisição ou serviço recebido. Além disso, a data de quando o dinheiro saiu da conta da empresa para cumprir esse compromisso também é importante.

Mais uma vez: a data de competência e a data de caixa.

Meios de controle das despesas e receitas

Há formas simplificadas de gerenciar e armazenar esses dados. É possível utilizar um software de prateleira, um programa personalizado ou até mesmo de uma simples planilha do Excel.

Dentro da especificação das despesas e receitas (contas a pagar e a receber), classificações são necessárias. As classificações são agrupamentos em categorias, de acordo com o destino comum da despesa ou receita.

Como exemplos dessas classificações podemos citar:

  • despesas com salário;
  • despesas com tributos;
  • despesas com água e luz;
  • despesas com compra de material etc.

A mesma coisa deve acontecer com as receitas. Uma vez que as contas gerenciais são definidas, é possível gerar relatórios que dão previsões do valor da movimentação de cada conta.

Projetando movimentações fixas, como despesas recorrentes ou ainda faturamento aproximado referente a determinado item, pode-se obter o total controle sobre o fluxo de caixa da empresa.

Vale ainda lembrar que a melhor forma de automatizar lançamentos e não cometer erros é utilizar um software financeiro. De preferência, opte por um serviço que conte com uma equipe expert no suporte.

Ações de comparação entre registros e extrato

Realizadas todas as diretrizes acima, resta fazer a comparação do extrato bancário da empresa com os registrados dos lançamentos. Assim, é possível constatar se a baixa no controle é compatível com os dados do extrato bancário, tanto em valores quanto em datas.

Por fim, e não menos importante, um grande erro dos empresários ocorre quando não existe a distinção do que é dinheiro dele e do que é dinheiro da empresa. Isso confunde os controles de caixa e o entendimento dos registros financeiros.

Cada sócio deve ter um salário definido — equiparado ao salário oferecido no mercado para a função exercida — sem que haja a mistura da distribuição de lucro nessa definição.

Assim, não acontece nenhuma disfunção no controle do capital da empresa e o contre do fluxo de caixa não fica comprometido.

Você já conhecia a diferenciação conceitual das datas do caixa que apresentamos neste conteúdo? Siga a RF no Instagram para obter mais dicas como essas e enriquecer a sua gestão!

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