Como fazer uma reunião produtiva: confira 5 dicas infalíveis

Você já participou daquelas reuniões em que o tempo não passava e, no fim das contas, quando saiu da sala, chegou à conclusão de que não havia nenhum motivo para ela ter acontecido? Pois bem. Ao pensar sobre como fazer uma reunião produtiva, é fundamental ter em mente a não repetição de eventos como esse.

Além de ser um fator que diminui o engajamento dos colaboradores, também pode causar bastante confusão sobre os processos e tarefas que deveriam ser discutidos, propagando um desânimo generalizado em relação às reuniões.

A pergunta que não quer calar é: como evitar? Trouxemos 5 ações para mudar esse panorama: confira a seguir!

1. Trace objetivos

Não convoque uma reunião — ou não deixe ela acontecer — se não houver um objetivo muito claro para o encontro: para que essa reunião vai servir? É um erro muito comum requerer a participação de todos para comunicar uma coisa que uma mensagem resolveria. Não caia nesse erro.

Se a equipe realmente precisa estar reunida para discutir algo ou participar de alguma interação, estabeleça uma pauta de assuntos imprescindíveis. Crie uma espécie de “roteiro”, a fim de deixar claro o motivo da reunião e quais passos ela deve seguir. A partir daí, estabelecer tempo limite também é uma boa ideia.

2. Gerencie o tempo

Falando em tempo limite, não podemos deixar de fora a parte do gerenciamento do tempo. Você certamente já participou de alguma deliberação na qual se passa mais tempo falando sobre coisas que não importam do que discutindo a pauta. Tenha prioridades e não deixe que o assunto tenha toda essa dispersão.

Dependendo da razão da reunião — imagine um brainstorm, por exemplo —, você pode sim aplicar um “quebra gelo”, mas é importante planejar. Quanto tempo mais ou menos é realmente necessário para tratar tal direcionamento?

É difícil pensar em como fazer uma reunião produtiva com todo mundo cansado. Se, no meio da reunião, você perceber que não vai render o esperado, não insista no cansaço. Replaneje e prepare outra ocasião.

3. Delegue ações

Além de definir uma pauta, você deve sim eleger as pessoas mais indicadas para falar sobre cada assunto. Assim sendo, libere essa ideia de reunião para as pessoas pertinentes e delegue as temáticas, bem como o tempo aproximado para discutir sobre ela.

Além disso, não deixe de delegar também ações pós reunião. Se você realmente teve um objetivo, certamente há elementos a serem agregados na rotina, fruto daquele momento de debate. Sendo assim, deixe claro quais são os próximos passos para todos os envolvidos.

4. Documente os resultados

Quais foram os frutos da reunião? Toma nota do que foi decidido, de quais são as ações futuras referente ao que foi deliberado, quais prazos foram decididos, as responsabilidades envolvidas etc.

É importante manter esse controle. Assim, você acompanha os resultados do projeto como um todo, sabendo qual foi o real proveito da reunião.

Outra dica para o seu desenvolvimento pessoal é registrar qual foi o nível de interação dos colaboradores diante do estilo/método utilizado pela liderança no encontro.

Se você está melhorando sua oratória e decidiu praticar uma técnica que aprendeu, registre se funcionou. Faça esses testes e documente sua progressão. 

5. Planeje feedbacks

Por fim e não menos importante: organize os seus feedbacks, principalmente no que diz respeito ao desempenho da equipe. Conhecer a sua equipe, como grupo e individualmente, é fundamental para usar os feedbacks.

Não critique sem ter um plano de desenvolvimento por trás, ok? Não adianta jogar reclamações ao ar, só vai minar o clima organizacional.

Além de desenvolver a sua própria competência de fazer bons reconhecimentos e orientações para melhorias, é fundamental ter time e método para tratar de assuntos como esses.

Assim, seu plano sobre como fazer uma reunião produtiva se aproxima a cada dia mais da realidade.

Como você rege suas reuniões atualmente ou como isso funciona nas empresas que você conhece? Quais experiências boas e ruins já teve nesse sentido em encontros com a equipe ou com clientes? Comente este post e compartilhe conosco!

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